Bilgi Sistemleri ve İş Süreçleri Bağımsız Denetimine İlişkin Rapor Hakkında Tebliğ
Bilgi Sistemleri ve İş Süreçleri Bağımsız Denetimi 25/03/2022 25 Mart 2022 Tarihli Resmi Gazete Sayı: 31789 Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumund…
Bilgi Sistemleri ve İş Süreçleri Bağımsız Denetimine İlişkin Rapor Hakkında Tebliğ
Bilgi Sistemleri ve İş Süreçleri Bağımsız Denetimi 25/03/2022
25 Mart 2022 Tarihli Resmi Gazete
Sayı: 31789
Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumundan:
BİRİNCİ BÖLÜM
Başlangıç Hükümleri
Amaç ve kapsam
MADDE 1- (1) Bu Tebliğin amacı, 31/12/2021 tarihli ve 31706 altıncı mükerrer sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Bilgi Sistemleri ve İş Süreçleri Bağımsız Denetimi Hakkında Yönetmelik kapsamında hazırlanacak olan bağımsız denetim raporunun içerik ve şekline ilişkin usul ve esasları belirlemektir.
Dayanak
MADDE 2- (1) Bu Tebliğ; Bilgi Sistemleri ve İş Süreçleri Bağımsız Denetimi Hakkında Yönetmeliğin 38 inci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca düzenlenmiştir.
Tanımlar ve kısaltmalar
MADDE 3- (1) Bu Tebliğde geçen;
a) Bilgi sistemleri bağımsız denetimi: Yönetmeliğin 24 üncü maddesinde yer alan denetimi,
b) BT: Bilgi Teknolojilerini,
c) Denetçi: Yönetmeliğin 4 üncü maddesinin birinci fıkrasında tanımlanan denetçiyi,
ç) Denetim alanı: Ek-1’de verilen denetim başlıklarını,
d) Denetlenen: Yönetmeliğin 4 üncü maddesinin birinci fıkrasında tanımlanan denetleneni,
e) İş süreçleri bağımsız denetimi: Yönetmeliğin 25 inci maddesinde yer alan denetimi,
f) Kayda değer kontrol eksikliği: Yönetmeliğin 6 ncı maddesinin birinci fıkrasında tanımlanan kayda değer kontrol eksikliğini,
g) Kontrol: Yönetmeliğin 4 üncü maddesinin birinci fıkrasında tanımlanan kontrolü,
ğ) Kontrol hedefi: Yönetmeliğin 4 üncü maddesinin birinci fıkrasında tanımlanan kontrol hedefini,
h) Kontrol zayıflığı: Yönetmeliğin 6 ncı maddesinin birinci fıkrasında tanımlanan kontrol zayıflığını,
ı) Kurul: Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurulunu,
i) Kurum: Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumunu,
j) Önemli kontrol eksikliği: Yönetmeliğin 6 ncı maddesinin birinci fıkrasında tanımlanan önemli kontrol eksikliğini,
k) Yönetmelik: Bilgi Sistemleri ve İş Süreçleri Bağımsız Denetimi Hakkında Yönetmeliği,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Genel Kavramlar
Rapor hazırlanırken uyulması gereken ilkeler
MADDE 4- (1) Denetçi, raporun tam, doğru, objektif, inandırıcı ve konunun müsaade ettiği ölçüde açık ve öz olmasına aşağıdaki hususları dikkate alarak özen gösterir:
a) Denetçi, raporun tam olmasını raporda denetim amaçlarının tamamını karşılayan bilgilere yer vererek; raporlanmış hususları, bu hususların yeterli ve doğru bir şekilde anlaşılmasını sağlayacak biçimde sunarak ve raporun içeriğine ilişkin bu Tebliğde ifade edilen gereksinimleri sağlayarak temin eder.
b) Denetçi, raporun doğru olmasını; sunulan bulguların gerçekten var olmasıyla ve bu bulguların doğru bir şekilde sunulmasıyla temin eder. Raporun doğruluğu ve güvenilirliği, raporda sunulan bütün bulguların doğru bir şekilde aktarılmasıyla sağlanır. Raporda sadece denetçinin çalışma kağıtlarında konuyla alakalı yeterli delille desteklenen bilgi, bulgu ve yargılara yer verilir. Denetim açısından önemli görülen verilerden bazılarının denetlenmemesi veya denetlenememesi durumunda denetçi bunu raporunda açıkça belirtir, varsa verinin kısıtlamalarını rapora ekler ve bu konuya ilişkin raporda herhangi bir yargıda bulunmaz.
c) Denetçi, raporun objektif olmasını, raporun içeriğinde yer alan unsurları dengeli bir şekilde sunarak ve sunum yaklaşımında tarafsız bir duruş sergileyerek sağlar. Raporun inandırıcılığı açısından rapordaki delillerin tarafsız bir şekilde sunulması gereklidir. Denetçi, raporun tarafsız olmasını ve yanıltıcı olmamasını sağlamakla yükümlüdür. Rapor, raporda yer alan bulgulara dayanılarak hareket edilebilecek bir yaklaşımla sunulur. Denetçi raporunda savunmaya ya da suçlamaya yönelik bir dil kullanmamaya özen gösterir.
ç) Denetçi, raporunun inandırıcı olmasını; denetim sonuçlarının denetim amaçlarını karşılaması, bulguların ikna edici bir şekilde sunulması ve raporda yer verdiği yargıların denetim kanıtları tarafından iyi bir şekilde desteklenmesi ile sağlar. Denetçi, raporunda bulgularının geçerliliği ve yargılarının makullüğü hakkında yeterli ve ikna edici bilgilere yer verir.
d) Denetçi, raporunun açık olmasını, akıcı ve anlaşılır ifadeler kullanarak temin eder. Raporda herhangi bir şeyi saklamayan, açık, yalın ve mümkün olduğunca teknik olmayan bir dil kullanılır. Teknik terimlerin veya kısaltmaların kullanıldığı durumlarda, bu terimler ayrıca açıklanır ve kullanılan kısaltmalara ilişkin bilgilere raporda ayrı bir bölümde yer verilir. Raporda kısa ve etken fiilli cümleler kullanılmasına özen gösterilir. Denetçi raporda gerekli gördüğü yerlerde konunun daha iyi anlaşılmasını sağlamak amacıyla grafik, tablo ve resim gibi görsel araçlardan faydalanır.
e) Denetçi raporunda ifade etmek istediklerini mümkün olduğunca kısa ve öz bir şekilde ifade eder, vermek istediği mesajı gölgeleyebilecek gereksiz detaylardan ve tekrarlardan kaçınır.
Bulgular
MADDE 5- (1) Denetçi, yeterli ve uygun denetim kanıtlarıyla desteklenecek şekilde kayda değer kontrol eksikliklerini ve önemli kontrol eksikliklerini sınıflandırır ve Ek-2’de belirlenen esaslara göre kodlayarak raporunda yer verir.
(2) Denetçi, bulguları ifade ederken, denetim amaçlarının gerektirdiği kadarıyla, bu bulguların kriter ve durumlarına ilişkin bilgilere aşağıda tanımlandığı şekliyle yer verir:
a) Kriter: Bulgunun ilişkili olduğu alanla/faaliyetle ilgili olarak bu alanın/faaliyetin olması gerektiği durumu veya bu alandan/faaliyetten ne beklendiğini ifade eder.
b) Durum: Bulgunun ilişkili olduğu alanın/faaliyetin mevcut uygulanma şekli veya durumu ile kriter ve bu durum arasındaki farkların temel sebeplerini ifade eder.
(3) Kriterde mevzuat aykırılığı varsa denetçi bu durumu ilgili mevzuat hükmüne açıkça referans vererek ve aykırılığı oluşturan durum ile mevzuat hükmü bağlantısını net ifadelerle açıklayarak rapora konu eder.
(4) Kontrol zayıflığı olarak tanımlanan bulgular, denetçi tarafından denetlenenin yetkililerine yazılı olarak iletilir. Denetçi, böyle bir yazının denetlenenin yetkililerine iletildiğine dair ifadeye ve Ek-1’de yer alan denetim alanlarında tespit ettiği kontrol zayıflıklarının sayısına raporunda yer verir.
(5) Denetçi, geçmiş dönemlerde tespit edilmiş ve bir önceki dönem raporunda halen giderilmediği ifade edilmiş olan tüm bulguları değerlendirir, bu bulguların son durumlarına, devam edip etmediklerine ve denetlenen tarafından taahhüt edilen aksiyon planına uyumuna ilişkin açıklamalarına raporunda yer verir. Bu süreçte raporda bulgunun güncel durumuna ve ilgili kriterlerine yer verilir.
(6) Denetçi, topladığı denetim kanıtlarına dayanarak sahtecilik, kanun dışı uygulamalar, suistimal, çift kayıt sistemi veya mükerrer bilgi sistemleri gibi hallerden bir veya birkaçının bulunduğu kanaatine varırsa, raporun tamamlanmasını beklemeden söz konusu bulgulara ilişkin olarak ivedilikle Kuruma bilgi verir.
(7) Denetçi, raporunda yer verdiği tüm bulguları usul ve esasları Kurumca belirlenecek şekilde elektronik ortamda Kuruma iletir. Kuruma yapılan bildirimlerin güncel durumu yansıtması gerekmektedir. Kuruma bildirilen bilgilerle raporda yer alan bilgilerin uyumluluğu esastır.
Denetlenenin görüşleri
MADDE 6- (1) Denetçi bulgular, sonuçlar ve varsa planlanan düzeltme çalışmaları hakkında denetlenenin görüşlerini raporlar.
(2) Denetçi, geçmiş dönemlerde tespit edilmiş ve bir önceki dönem raporunda halen giderilmediği ifade edilmiş bulgulara ilişkin denetlenenin görüşlerine ve denetlenenin bulgunun giderilmesine ilişkin yaptığı çalışmalara raporunda yer verir.
(3) Denetçi, denetlenenin görüş bildiremediği veya görüş bildirmeyi reddettiği durumlara, nedenleriyle birlikte raporunda yer verir.
Bulgularla ilgili sonuç değerlendirmesi
MADDE 7- (1) Denetçi, raporda denetim amaçları, denetim bulguları ve varsa denetlenenin görüşlerini yorumlayarak kendi çıkarımları ve görüşleri doğrultusunda değerlendirmelerle ihtiyaç varsa açıklamalarına yer verir.
(2) Denetçi, denetlenenin görüşlerine katılmadığı veya planlanan düzeltme çalışmalarının uygun olmadığını düşündüğü takdirde buna sonuç değerlendirmesinde ayrıca yer verir. Denetçi, denetlenenin görüşlerini haklı bulması halinde, raporda ilgili düzeltmeleri yapar.
(3) Herhangi bir bulgunun düzeltildiğine dair bir beyanın rapor tarihinden önce denetlenen tarafından denetçiye ulaşması durumunda, tespit edilen her bir bulgu için birer defaya mahsus olmak koşuluyla, denetçi denetlenenin beyanını doğrulamak için bu bulgunun son durumunu tahlil eder, bulgunun ortadan kalktığı kanaatine ulaşırsa bulgunun düzeltildiğine dair yargısına raporun bulguya ilişkin sonuç değerlendirmesi bölümünde yer verir.
(4) Denetçi, bulgulara ait sonuç değerlendirmesi bölümünde bulgunun devam durumunu; “devam etmektedir”, “kısmen düzeltilmiştir” veya “düzeltilmiştir” şeklinde raporunda ifade eder.
(5) Denetçi, geçmiş dönemlerde tespit edilmiş ve bir önceki dönem raporunda halen giderilmediği ifade edilmiş olan bulgulara ait sonuç değerlendirmesi bölümünde bulgunun aksiyon planının yeterliliği ve uyumluluğuna da yer verir.
(6) Denetçi, raporda düzeltildiğini beyan ettiği bulgularda, mümkün olan hallerde riskin gerçekleşmesi durumunu kontrol ederek sonuç değerlendirmesinde bu bilgiye yer verir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Rapor İçeriği
İçerik
MADDE 8- (1) Denetçinin hazırlayacağı rapor aşağıdaki unsurları içerecek şekilde düzenlenir:
a) Başlık.
b) Raporun sunulduğu merci.
c) Yönetmeliğin 32 nci maddesi kapsamında oluşturulan denetim mektubu.
ç) Yönetici özeti.
d) İçindekiler.
e) Denetim çalışmasına ilişkin bilgi.
f) Denetlenenin bilgi sistemleri hakkında genel bilgi.
g) Denetlenenin iç kontrol ve iç denetim yapısına ilişkin değerlendirme.
ğ) İş süreçleri bağımsız denetimi bölümü.
h) Bilgi sistemleri bağımsız denetimi bölümü.
ı) Kısaltmalar.
i) Sözlük.
Yönetici özeti
MADDE 9- (1) Yönetici özeti aşağıda belirtilen şekilde hazırlanır:
a) Denetçi, bu bölümde denetimin amaçlarını tanımlar ve bu denetim amaçlarına erişmek için uyguladığı denetimin kapsam ve metodolojisini özet olarak açıklar.
1) Denetçi, neden bu görevi üstlendiğini ve bu raporun hazırlanış amacını içerecek şekilde, denetim amaçlarını açık ve net olarak ifade eder.
2) Denetçi, denetim çalışmasının önemlilik kavramı çerçevesinde belirlenen kapsamını açık ve net bir şekilde ifade eder. Denetim kapsamını sınırlayan herhangi bir durum var ise, bu sınırlamalar da açık bir şekilde denetim kapsamında ifade edilir.
b) Yapılan denetim çalışmasına ilişkin olarak genel bir değerlendirmeye yer verilir.
c) Cari ve geçmiş dönemlerde tespit edilen bulguların özetlendiği bir tablo Ek-4’de tanımlanan örneğe uygun olarak doldurulur.
ç) Denetçinin tespit ettiği bulgular arasından öne çıkanlar ve bu bulguların taşıdıkları iş risklerine yer verilir.
d) İş süreçleri bağımsız denetimi ve yapıldıysa bilgi sistemleri bağımsız denetimi sonucunda ortaya çıkan bulgular da dikkate alınarak, denetlenenin durumu hakkında genel bir değerlendirmeye yer verilir.
Denetim çalışmasına ilişkin bilgi
MADDE 10- (1) Denetçi, denetim amaçlarını gerçekleştirmek için yapılan denetim çalışmasına ilişkin olarak;
a) Denetim çalışması yürütülürken dikkate alınan önemli varsayımlara,
b) Denetimi gerçekleştirdiği denetlenen birimlere veya şubelere,
c) Denetim kapsamındaki süreçlerle ilgili sorumlularının unvan ve erişim bilgilerine,
ç) Kuruma raporlanan denetçi listesiyle aynı olacak şekilde, ayrılan denetçiler dâhil denetime katılan tüm denetçilerin yer aldığı denetim ekibi ve denetimin başlama/bitiş tarihlerine,
rapordaki denetim çalışmasına ilişkin bilgi bölümünde yer verir.
Denetlenenin bilgi sistemleri hakkında genel bilgi
MADDE 11- (1) Bilgi sistemlerinin değerlendirilmesi kısmı aşağıdaki hususları içerir:
a) BT bölümü çalışan profili hakkında bilgi.
b) Denetlenenin denetim alanlarından sorumlu yöneticilerine ait doğrudan iletişim sağlanabilecek iletişim bilgileri.
c) BT bölümünün organizasyon yapısına dair bilgi.
ç) Denetlenenin faaliyetlerini yürütmesinde kullanılan uygulamalar/sistemler/araçlar hakkında genel bilgi.
d) Denetlenenin bilgi sistemi mimarisi hakkında özet bilgi.
e) Denetlenenin ağ altyapısının anlatılması ve ağ topolojisi.
f) Denetlenenin faaliyetleri ile ilgili yazılımların ve araçların bilgi sistemleri mimarisi üzerinde gösterimi.
g) Bilgi sistemleri denetimi yapılmışsa, değişiklik yönetimi, güvenlik yönetimi gibi kritik kontrol hedeflerini destekleyen araçlar hakkında özet bilgi.
Denetlenenin iç kontrol ve iç denetim yapısına ilişkin değerlendirme
MADDE 12- (1) Denetçi, raporun bu bölümünde aşağıdaki hususlara yer verir:
a) İç denetim biriminin, finansal raporlama sistemlerine ilişkin iç kontrollerinin denetimi kapsamında yapmış olduğu planlamaların, faaliyetlerin ve denetim sonuçlarının takibinin değerlendirilmesi.
b) Yönetimin finansal raporlama sistemlerine ilişkin iç kontrollerin tesis edilmesi ve sağlıklı bir şekilde işletilmesine verdiği önem, söz konusu kontrollerin yeterliğini ve etkinliğini ölçmedeki performansının değerlendirilmesi.
c) Yöneticilerin finansal raporlama sistemlerine ilişkin iç kontrollerle ilgili risk değerlendirme sürecinin değerlendirilmesi.
(2) Denetçi, BT denetim ekibiyle ilgili olarak;
a) Ekibin profilini,
b) Faaliyetlerini,
c) Yapmış oldukları denetim çalışmalarını,
ç) Organizasyon içerisindeki yerlerini,
raporunda belirtir.
(3) Denetçi, bu bölümün sonunda bu bölüm kapsamında tespit ettiği her bir bulgu için Ek-3’te yer alan tabloyu doldurur. Geçmiş dönemlerde tespit edilmiş ve bir önceki dönem raporunda halen giderilmediği ifade edilmiş olan bulgular da aynı tablo formatında sunulur.
İş süreçleri bağımsız denetimi
MADDE 13- (1) Denetçi, iş süreçleri üzerindeki kontrollerinin etkinlik, yeterlilik ve uyumluluğuna ilişkin yaptığı denetim sırasında kullandığı önemlilik değerlendirmesini ve bu değerlendirme sonucunda hangi süreçleri seçtiğini, seçim nedenlerini ve seçmediği süreçleri neden seçmediğini açık ve net bir şekilde ifade eder.
(2) Denetçi, denetlenenin faaliyetlerine ilişkin süreçlere dair denetlenen tarafından kendisine sunulan iş akış diyagramlarını ve bu diyagramlarda yer verilen süreçler üzerindeki kontrollerine ilişkin kendi çalışmasını özetleyen tabloyu Ek-5’te belirtildiği şekliyle doldurarak raporuna ekler.
(3) Denetçi, denetim esnasında tespit ettiği veya geçmiş dönemden gelen her bir iş süreci bulgusu için Ek-3’te yer alan tabloyu doldurur; bulgulara iş süreçleri bağımsız denetimi bölümü altındaki ilgili oldukları başlık altında yer verir.
(4) Denetçi, süreç üzerindeki kontrollerin, kendilerinden beklenen işlevleri layıkıyla yerine getirme durumlarına ve sürecin bütününün etkinlik, yeterlilik ve uyumluluğuna ilişkin değerlendirmelerine sürece ilişkin bölümün sonunda yer verir.
Bilgi sistemleri bağımsız denetimi
MADDE 14- (1) Denetçi, denetlenenin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde yürüttüğü bilgi sistemleri bağımsız denetiminde kullandığı önemlilik değerlendirmesini açık ve net bir şekilde raporunda ifade eder.
(2) Denetçi, denetlenen her bir denetim alanı ayrı bir başlık altında olacak şekilde mevzuat gereksinimlerinin nasıl gerçekleştirildiğine ilişkin detaylara ve denetim alanı sorumlularına raporda yer verir.
(3) Denetçi, denetim esnasında tespit ettiği veya geçmiş dönemden gelen her bir bilgi sistemleri bulgusu için Ek-3’te yer alan tabloyu doldurur; bulgulara bilgi sistemleri bağımsız denetimi bölümü altındaki ilgili oldukları başlık altında yer verir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Konsolide denetim raporu
MADDE 15- (1) Yönetmeliğin 2 nci maddesi ve 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (j) bendi uyarınca bağımsız denetim kuruluşlarınca gerçekleştirilen banka bilgi sistemleri ve iş süreçlerinin denetimi kapsamına giren bankaların konsolidasyon kapsamındaki ortaklıklarına ilişkin konsolide denetim raporu aşağıdaki bölümleri içerir:
a) Yönetmeliğin 32 nci maddesi kapsamında oluşturulan denetim mektubu.
b) Yönetici özeti.
c) İçindekiler.
ç) Banka iştirakleri ile ilgili Ek-6’da tanımlandığı şekliyle hazırlanan tablo.
d) Denetim çalışmasına ilişkin bilgi.
e) Banka ve ortaklıkların konsolide finansal tabloya etkileri açısından değerlendirilmeleri.
(2) Yönetici özeti bölümünde, 9 uncu maddenin birinci fıkrasının (a) ve (b) bentlerinde belirtilen bilgiler, banka ve ortaklıklarında konsolide finansal tabloya etkileri bakımından öne çıkan bulgular ve bu bulguların konsolide finansal tablo açısından değerlendirmeleri sunulur. Konsolide edilecek finansal bilgiyi üreten bilgi sistemi ve/veya süreç ile banka ve ortaklıklar arasında finansal bilgi akışı hakkında genel bir değerlendirme yapılır.
(3) Banka ve ortaklıkların konsolide finansal tabloya etkileri açısından değerlendirilmeleri bölümünde aşağıdaki hususlar dikkate alınır:
a) Bankada tespit edilen bulgular, konsolide finansal tablo açısından değerlendirilerek sınıflandırılır. Kayda değer kontrol eksikliği ve önemli kontrol eksikliği olarak sınıflandırılan bulgular Ek-3’te yer alan tablolardan uygun olanı ile doldurularak sunulur.
b) Bilgi sistemleri bağımsız denetimine dâhil edilen her ortaklık için aşağıdaki bilgiler sunulur:
1) Ortaklığın adı, ortaklık yapısı (iştirak, bağlı ortaklık ya da birlikte kontrol edilen ortaklık olma durumu), faaliyetleri ve konsolide denetime dahil edilme sebepleri hakkında bilgi,
2) Ortaklıkta, bilgi sistemleri ve iş süreçleri denetimlerinden hangilerinin gerçekleştirildiği, hangi süreçlerin/denetim alanlarının denetlendiği ve bu süreçlerin/denetim alanlarının seçilmesinde kullanılan önemlilik değerlendirmesi sunularak denetim kapsamı,
3) Gerçekleştirilen denetim sonucunda, konsolide finansal bilgilerinin tanımlanması, üretilmesi, kullanılması, doğruluk, bütünlük ve güvenilirliğinin sağlanması konularında, denetime tabi tutulan ortaklığın etkisine ilişkin genel bir değerlendirme,
4) Konsolide finansal tablo açısından değerlendirilerek kayda değer ve önemli kontrol eksikliği olarak sınıflandırılan ve Ek-3’te yer alan tablo doldurularak hazırlanan ortaklıklarda tespit edilen bulgular.
Yürürlükten kaldırılan tebliğ
MADDE 16- (1) 13/1/2010 tarihli ve 27461 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Bağımsız Denetim Kuruluşlarınca Gerçekleştirilecek Banka Bilgi Sistemleri ve Bankacılık Süreçlerinin Denetimine İlişkin Rapor Hakkında Tebliğ yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 17- (1) Bu Tebliğ yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 18- (1) Bu Tebliğ hükümlerini Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu Başkanı yürütür.